Brief là một thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo. Vậy brief thực chất là gì? Để Designer có thể phối hợp hiệu quả, cần chuẩn bị những nội dung nào trong brief? Hãy cùng Y2Graphic tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Brief là gì?
Brief có nhiều cách gọi khác nhau như Bản yêu cầu sáng tạo, Bản định hướng sáng tạo, hoặc chi tiết hơn là Bản mô tả thông tin và yêu cầu công việc.
Vậy Brief thực chất là gì? Đây là tập hợp những thông tin quan trọng, ngắn gọn mà khách hàng (Client) cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing (Agency) nhằm giúp họ hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Brief có thể được trình bày dưới nhiều hình thức như văn bản hoặc trao đổi trực tiếp, nhưng phổ biến nhất là qua PowerPoint, vì nó giúp truyền tải thông tin trực quan và đầy đủ hơn.
Phân loại Brief
Communication Brief
Communication Brief – Bản Brief giữa Client và bộ phận Account trong Agency
- Project: Mục tiêu của chiến dịch.
- Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư.
- Brand: Thông tin thương hiệu (giới thiệu, đặc trưng, các hoạt động quảng bá trước đây).
- Project Description: Mô tả cụ thể các yêu cầu của dự án.
- Brand Background: Bối cảnh thương hiệu (thị trường, tình hình thương hiệu, những vấn đề hiện tại, đối thủ cạnh tranh, phân tích điểm mạnh/yếu của đối thủ).
- Objectives: Mục tiêu truyền thông (tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu, tái định vị thương hiệu…).
- Target Audience: Đối tượng mục tiêu (thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi…).
- Message: Thông điệp truyền thông chính (truyền tải nội dung gì đến đối tượng mục tiêu).
- Coverage: Khu vực triển khai chiến dịch.
- Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch.
- Timing: Thời gian hai bên gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên.
Creative Brief
Creative Brief – Bản Brief dành cho Creative Team
Sau khi có Communication Brief, bộ phận Account sẽ chọn lọc những thông tin quan trọng, tóm lược một cách ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ, rồi chuyển lại cho Creative Team.
Vậy tại sao không sử dụng luôn Communication Brief?
Bởi vì Communication Brief chứa nhiều thông tin về đối thủ, thị trường, tình hình kinh doanh…, trong đó không phải tất cả đều cần thiết cho quá trình sáng tạo. Creative Brief giúp đội ngũ sáng tạo tập trung vào các thông tin cốt lõi, được định hướng chiến lược truyền thông, đồng thời kích thích tư duy sáng tạo thông qua những keyword chủ chốt của chiến dịch.
Nội dung chính của một Creative Brief bao gồm:
- Job Description: Hạng mục công việc cụ thể của bộ phận Creative.
- Target Audience: Thông tin chi tiết về khách hàng mục tiêu.
- Single-Minded Proposition (SMP): Điểm khác biệt nổi bật nhất của sản phẩm/dịch vụ có khả năng tác động đến tâm lý và hành vi của khách hàng mục tiêu.
- Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau chiến dịch (ví dụ: họ thảo luận về sản phẩm, ghé mua hàng, trải nghiệm dịch vụ…).
- Desired Brand Character: Cảm nhận mong muốn mà thương hiệu muốn khách hàng có được về sản phẩm/dịch vụ.
- Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch.
Brief cho designer
Trách nhiệm quan trọng đầu tiên của Designer là nắm vững Brief, đảm bảo hiểu rõ mục tiêu và mong muốn của khách hàng. Designer chỉ nên bắt đầu công việc khi đã thực sự tự tin rằng mình hiểu đầy đủ các yêu cầu.
Vậy làm thế nào để Designer hiểu Brief một cách tốt nhất? Những yếu tố nào cần lưu ý? Hãy cùng Y2Graphic tìm hiểu!
Xác định rõ mục đích và mục tiêu dự án
Điều đầu tiên Designer cần hiểu từ Brief chính là mong muốn của khách hàng đối với thiết kế. Họ cần cải tiến một thiết kế có sẵn hay muốn tạo ra một sản phẩm hoàn toàn mới? Khách hàng đã có ý tưởng cụ thể hay vẫn chưa rõ ràng về điều họ cần?
Việc nắm rõ mục tiêu cốt lõi giúp Designer triển khai ý tưởng một cách chính xác, đảm bảo thiết kế đi đúng hướng ngay từ đầu.
Ngân sách và tiến độ dự án
Ngân sách thường là một chủ đề nhạy cảm với nhiều khách hàng. Nhiều người e ngại rằng nếu tiết lộ ngân sách trước khi nhận báo giá, họ có thể gặp bất lợi – sợ rằng Designer sẽ hét giá quá cao hoặc chỉ cung cấp dịch vụ tối thiểu trong phạm vi ngân sách đó.
Tuy nhiên, điều mà khách hàng không nhận ra là việc công khai ngân sách thực sự mang lại lợi ích cho họ. Khi biết ngân sách cụ thể, Designer có thể điều chỉnh dịch vụ sao cho phù hợp nhất, đảm bảo chất lượng và tối ưu giá trị. Đây là điều mà Designer cần nhấn mạnh để tránh những xung đột không đáng có trong quá trình thực hiện dự án.
Bên cạnh ngân sách, tiến độ dự án cũng quan trọng không kém. Hầu hết khách hàng không rõ cần bao lâu để thiết kế một trang web chuyên nghiệp hay một sản phẩm đồ họa chất lượng. Họ có thể không hiểu rằng một thiết kế tốt đòi hỏi thời gian và sự đầu tư sáng tạo.
Vì vậy, hãy thẳng thắn trao đổi với khách hàng về cả ngân sách và tiến độ để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và hiệu quả nhất.
Đối tượng mục tiêu
Khi lấy Brief từ khách hàng, điều quan trọng là phải xác định đối tượng mà họ muốn tiếp cận. Một trang web dành cho thanh thiếu niên sẽ có giao diện và cách hoạt động khác hoàn toàn so với một trang web hướng đến doanh nghiệp. Vì vậy, hãy hỏi rõ ngay từ đầu về đối tượng mục tiêu mà khách hàng muốn hướng tới.
Nếu khách hàng chưa xác định được người dùng cụ thể, hãy giúp họ làm rõ bằng cách hỏi về chân dung khách hàng lý tưởng. Hầu hết khách hàng đều có hình dung nhất định về nhóm người mua hàng và sử dụng dịch vụ của họ, từ đó giúp quá trình thiết kế trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Phạm vi dự án
Không phải dự án nào cũng có mức độ phức tạp như nhau. Một số khách hàng muốn giải pháp hoàn toàn mới, trong khi số khác chỉ cần điều chỉnh một thiết kế có sẵn. Có những khách hàng yêu cầu trang web thương mại điện tử đầy đủ với giỏ hàng, nhưng cũng có trường hợp họ chỉ cần một trang thông tin đơn giản để giới thiệu công ty với đối tác.
Thông thường, phạm vi dự án sẽ được xác định rõ từ mục tiêu ban đầu. Chẳng hạn, nếu khách hàng muốn bán sản phẩm trực tuyến, thì họ cần một giải pháp thương mại điện tử. Tuy nhiên, nếu phạm vi công việc chưa rõ ràng, bạn cần chủ động hỏi ngay để tránh hiểu sai yêu cầu và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Phong cách tổng thể
Việc hiểu rõ phong cách thiết kế mà khách hàng yêu thích hoặc muốn hướng đến là rất quan trọng. Hầu hết khách hàng đều có sở thích riêng, nhưng không phải ai cũng biết cách diễn đạt chính xác mong muốn của mình.
Hãy đề nghị Account cung cấp các ví dụ trực quan về những thiết kế mà khách hàng thích hoặc không thích, kể cả từ đối thủ cạnh tranh. Điều này giúp bạn thu thập được insight quan trọng về thị hiếu của khách hàng, từ đó điều chỉnh thiết kế sao cho phù hợp nhất.
“Không”
Bên cạnh việc nắm rõ sở thích của khách hàng, bạn cũng cần đặc biệt lưu ý đến những yếu tố “tối kỵ” mà họ muốn tránh trong thiết kế. Ví dụ, nếu bạn đang thiết kế cho một thương hiệu đồ ăn nhanh nhưng chủ thương hiệu rất ghét màu đỏ, thì dù đây là màu sắc phổ biến trong ngành ẩm thực, bạn cũng không thể sử dụng nó làm màu chủ đạo.
Việc hiểu rõ những điều khách hàng không thích sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế, giảm thiểu sửa đổi không cần thiết, và quan trọng nhất là tránh phải làm lại từ đầu.
Quy trình làm việc với brief
Để đảm bảo quá trình làm việc giữa Client và Agency diễn ra suôn sẻ, việc xây dựng một quy trình làm việc cụ thể với Brief là rất quan trọng. Dưới đây là 5 bước cơ bản giúp tối ưu hóa quy trình này.
Bước 1: Brief
Khách hàng sẽ cung cấp Brief cho Agency với đầy đủ thông tin cần thiết, giúp Agency nắm bắt rõ yêu cầu và lên kế hoạch triển khai chiến dịch quảng cáo một cách hiệu quả.
Brief là bước khởi đầu quan trọng của mọi dự án, đóng vai trò cầu nối giúp khách hàng và Agency giao tiếp dễ dàng và thống nhất mục tiêu ngay từ đầu.
Bước 2: Planning
Sau khi Agency đã hiểu rõ yêu cầu từ khách hàng, họ sẽ xây dựng kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết cho chiến dịch marketing.
Kế hoạch tổng quan bao gồm ý tưởng lớn, ngân sách dự kiến, và cách triển khai chiến dịch trên các nền tảng phù hợp, đảm bảo đạt được mục tiêu truyền thông một cách hiệu quả.
Bước 3: Production
Sau khi hoàn thiện, bản kế hoạch sẽ được gửi lại Client để xem xét. Nếu được phê duyệt, Agency sẽ tiến hành triển khai, bao gồm sản xuất nội dung, hình ảnh, video và phân phối trên các kênh truyền thông theo đúng chiến lược đã thống nhất.
Bước 4: Advertising
Để đảm bảo chiến dịch đạt hiệu quả cao nhất, Agency cần cụ thể hóa kế hoạch quảng cáo, tối ưu nội dung và chiến lược triển khai nhằm tiếp cận tệp khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả nhất.
Bước 5: Report & Payment
Sau khi chiến dịch kết thúc, Client và Agency sẽ cùng đánh giá, rút kinh nghiệm và tổng kết những bài học quan trọng để tối ưu cho các dự án tiếp theo. Bước cuối cùng trong quy trình là nghiệm thu và thanh toán, hoàn tất thỏa thuận giữa hai bên.
Một số mẫu brief tham khảo
Để hiểu rõ cách trình bày một bản Brief, bạn có thể tham khảo một số mẫu Brief dưới đây.
Trong lĩnh vực thiết kế, Brief là công cụ quan trọng giúp các bên liên quan nắm rõ công việc cần thực hiện và giao tiếp hiệu quả hơn. Dưới đây là một mẫu Brief thiết kế để bạn tham khảo.
Kết luận
Brief là cánh cửa đầu tiên mà các agency và designer cần vượt qua để bước vào ma trận yêu cầu của khách hàng. Nếu Brief thiếu đi những thông tin quan trọng, dự án sẽ khó có thể triển khai một cách suôn sẻ và hiệu quả.
